Тема уроку: Обробка справ до зберігання

Мета уроку :

Навчальна: Ознайомлення з особливістю номенклатури справ, та підготовки документів до зберігання та їх здачі в архів, а саме: складанням номенклатури справ,формуванням справ, оперативним зберіганням документів, підготовкою справ до подальшого зберігання, архівною роботою.

Розвиваюча:Розвивати творчі й інтелектуальні здібності дітей, інтерес, самостійність та наполегливість.

Виховна:Виховувати вміння працювати у команді, почуття відповідальності.

Між предметні зв’язки :Виробниче навчання основи, діловодства

Хід уроку:

І.Організаційна частина -5 хв.

§   Перевірка наявності учнів.

§  Огляд відповідності зовнішнього вигляду учнів правилам охорони праці.

§  Перевірка готовності учнів до уроку.

ІІ. Повідомлення теми програми та уроку.

ІІІ. Актуалізація  опорних знань, умінь і навичок на тему: «Правила зберігання справ»

Завдання для самоконтролю знань

Варіант №1

1.     Підготовка до передачі в архів………?

2.     Опис справ …………………………?

Практичне завдання

 

І.Прочитайте та оформите документ на форматі(А4)

Директору Теплицького  ПАЛ, Заява, Прошу відпустити мене із занять,

«Теплицький професійний  аграрний ліцей»,10.02.2018,(підпис…),Т.В . Рябчун

Варіант  №2

1.                 Експертиза цінностей……………….?

2.                 Склад експертної комісії………………?

Практичне завдання

І. Прочитайте та оформите документ на форматі (А4)

Воробйовій С.В., Директору Теплицького ПАЛ, Заява, «Теплицький професійний аграрний ліцей», Оформити наказ на період технічного секретаря,  П І П,(підпис і розшифровка підпису),21.02.18, Прошу надати мені відпуску без збереження заробітної плати на період 24 календарні дні

VΙ. Вивчення нового матеріалу

Діловод. Кожний структурний підрозділ будь-якого підприємства, установи, організацій повинен мати номенклатуру справ. Зокрема  це стосується й відділу кадрів, адже внаслідок діяльності саме цього підрозділу формуються у справи та зберігаються в продовж певного часу документи з особового складу підприємств. Як показує практика, у поточному діловодстві відділу кадрів зберігається найбільша (проти інших структурних підрозділів ) кількість документів і відповідно ведеться найбільше справ.

Викладач. Які бувають види номенклатури справ, на підставі чого вони складаються, то їх розробляє, наповненням номенклатури справ, види примітки, закриття номенклатури справ –

відповіді на дані питаннями дамо на сьогоднішньому уроці

Викладач. Після виконання документ має визначений термін зберігаються в установі. Для того, щоб забезпечити їх швидкий пошук і використання, необхідно систематизація виконаних документів, так зване групування в справи.

Справа – це сукупність документів або документ, що стосується одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створений у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Діловод

 

Викладач.

 

 

 

Розробка номенклатури справ складається із декількох етапів

Діловод.

визначення кола документів для включення до номенклатури;

розробка класифікаційної схеми номенклатури (порядку розташування справ);

визначення термінів зберігання;

визначення системи індексації та встановлення індексів справ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Викладач. Заголовок справи повинен в узагальненій формі, коротко, чітко та однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, визначається послідовність розташування заголовків в номенклатурі справ.

Типова

Діловод.

Види номенклатури справ

Примірна

Індивідуальна

 

 

 

 

 

 

 

Викладач. Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка розроблена архівними органами та закріплена в Державній системі документаційного забезпечення управління і основних правилах роботи відомчих архівів. Форма номенклатури справ являє собою таблицю із шести граф: індекс справи, заголовок справи, кількість томів, термін зберігання, номер статей за переліком, примітка (Додаток №1).

В графі «Примітка» на протязі всього терміну дії номенклатури справ проставляють відмітки про заведення нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т . д.

В кінці року в номенклатурі заповнюють підсумковий запис про категорії та кількість заведених та включених до номенклатури справ. В підсумковому записі окремо вказують кількість справ постійного терміну зберігання, терміном зберігання до 10 років та більше 10 років, перехідних на наступний рік.

Після підсумкового запису оформляється підпис особи, що займалась складанням номенклатури справ. Номенклатура справ складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, погоджується з архівом установи, підписує її керівник служби та затверджує керівник установи.

Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися в трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДЗУ, другий – в архіві, третій використовується в структурному підрозділі в якості довідкового посібника.

Номенклатура справ організації складається в чотирьох примірниках. Четвертий примірник використовують для виписок, які завіряють службою ДЗУ і направляються у відповідні структурні підрозділі для заведення справ.

Діловод.

Формування справ – це групування виконаних документів в справи у відповідності до номенклатури справ та систематизації документів в середині справи.

По завершенню виконання документів, вони групуються в справи та систематизуються в середині них. Справа вважається заведеною з моменту вкладання в неї першого виконаного документа. Правильно розподіл документів в справи має велике значення так як забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх зберігання. Формування починається з початку календарного року, коли на кожну названу в номенклатурі справу заводиться окрема папка. Робота по формуванню справ включає наступні операції: розподіл і розкладка виконаних документів в папки (справи ), розкладання документів всередині справи у визначеній послідовності, формування обкладинки справи. Документи систематизуються в справи у відповідності з визначеними принципами.

 

 

 

 

 

 

 

 

Основні правила систематизації документів:

Викладач.  

 

 

 

в справи підшиваються тільки виконані документи;

кожен документ розміщений в справі, повинен бути оформлений у відповідності до вимог державних;

до справи включаються документи в одному екземплярі;

в справи групуються документи одного календарного року,за винятком перехідних справ.

 

 

 

 

 

 

Діловод.

Товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що складає приблизно 250 листків. Якщо документів більше, справу ділять на томи[3].(схема №1)

Документи установи групують у справи після закінчення ділового року

Справи постійно і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню

Підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі

Складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів

Оформлен-ня обкладинки справи

Складання підсумкового напису

 

 

 

 

 

 

Схема №1 Формування справи

Викладач. Внутрішній опис документів справи – це обліковий документ, який містить перерахунок документів справи з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів листків. Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи. 

Опис

Документів, які містяться в особові справі №241

Кравченко Микола Петрович

№  з/п	Найменування документа, його номера і дата, дата внесення до особової справи	Кількість аркушів	Дата вилучення документів	Хто вилучив документи і чому
1	Особовий листок з обліку кадрів, 26.01.2006	2
2	Копія диплому А№3935, виданого 15.06.1987,
	26.01.2006	1
3	Наказ про прийняття на роботу №27-к від
	23.01.2006	1

 

Діловод. На протязі року у співробітників установи може виникнути необхідність використання документів включених до справи. В такому випадку вони можуть бути вилучені із справи відповідальним за формування працівником.

На їх місці вкладається листок-замісник.

 Після завершення діловодного року викладача окремих документів із справи не допускається. При необхідності на тимчасове використання може бути видана справа. Якщо видається справа – заповнюється карта – замісник,в який вказують номер справи, дата видачі, кому видано, на який термін, підписи  в одержані та прийомі. Оформлення може бути частковим або повним. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) опрацьовують частково. Вони залишаються у швидкозшивачах, сторінки не нумеруються та здаються в архів за номенклатурою справ. Справи можуть не здаватися в архів, а зберігатися в структурному підрозділі для використання з довідковою метою.

Викладач. Зовсім по-іншому оформлюється справи постійного, тимчасового термінів зберігання(більше 10 років) та справи по особовому складу. Вони підлягають повному оформленню. З них викладають скріпки, справи переплітаються або прошиваються ниткою на три-чотири проколи, сторінки нумеруються складається завірчий надпис. Найбільші цінні документи не прошиваються, а вкладаються в папки або коробки.

Діловод. Терміни зберігання справ визначаються за переліком документів з вказівкою термінів їх зберігання або шляхом експертизи, яку проводять спеціалісти установи . типові переліки, розробляють архівними установами та визначають термін зберігання документів, типових для більшості підприємств, організацій, установ. Вони відображають загальні функції та питання

(керівництво,контроль,планування,облік,звітність,фінансування,постачання,реалізацію продукції і т.д.).

VІІ. Підведення підсумків

Учениця. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства.

У процесі проведення уроку було розглянуто:

-  складання номенклатури справ;

- формування справ;

- оперативне зберігання документів;

- підготовка справ до подальшого зберігання;

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в рефератній справі. Важливе місце в діловодстві займає номенклатура справ та підготовка документів до зберігання та їх здача в архів, тому секретар повинен досконало знати визначені нами матеріали. Неважливо, на якому рівні буде вестися діловодство:традиційним способом або сучасним без паперовим обміном електронними документами-в будь-якому випадку документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами.

VІІІ. Оголошення критеріїв оцінювання за темою уроку.

ΙX. Домашнє завдання . Зробити опис документів номенклатури справ,які знаходяться в папці по діловодству. Використавши роздатковий матеріал первинної документації.

Використана література:

1. Діденко А. Сучасне діловодство: посібник К.:Видавництво «Інкулабула» 2009.

- 432с.

2. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Підручник – Київ 2007.-412с.

3. Конаржевський Ю.А. Аналіз уроку –Х.: Ринок, 2008. -85 с.

4. Кузнєцов І.М. «Діловодство: Навчально – довідковий – Київ 2009.- 480с.

5. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К. : Видавництво «Інкунабула» 2009.- 480с.